ماهو النظام الالكتروني لإدارة الدور؟

ما هو النظام الإلكتروني لإدارة الدور أو الطابور؟

وعى الإنسان مبكراً أهمية تنظيم عملية الاصطفاف ودروها بتسريع وتنظيم عمليات الحصول على الخدمة بشكل عادل وسهل.

نظام الاصطفاف بشكله البدائي هو وسيلة للحفاظ على حق عميل معين بالحصول على الخدمة قبل أخرين طلبوا الخدمة بعده.
إن أبسط أنوع هذا النوع من الأنظمة تجلى من خلال اصطفاف الناس بشكل متوالي ، ولكن برزت مشكلة تتعلق بوقوف العملاء فترات طويلة خاصة في المدن الكبيرة مما يشكل ارهاقاً للعملاء ، فابتكر احدهم بكرة ورق تحوي أرقاماً متسلسلة ووضعها بالمدخل و وضع كراسي ليجلس عليها العملاء بمنطقة أطلق عليها منطقة الانتظار وخصص موظفاً مهمته النداء على العميل حين يصل دورهم وذلك من خلال تتبع حالات الموظفين.

تطورت العملية حتى أصبحت اليوم آلية تماماً حيث تم وضع مفاتيح استدعاء قرب كل موظف وشاشة كبيرة ومكبر صوت فتظهر الشاشة رقم الدور المطلوب ويتم إذاعة نداء صوتي برقم الدور والموظف المطلوب مراجعته من خلال مكبرات الصوت.
كان هذا نظام الاصطفاف أو الدور البسيط، ولكن شركات الاحصاء والتحليل انتبهت لأهمية البيانات التي يمكن الحصول عليها وأنها تسهم بفاعلية بتطوير وزيادة سرعة وتيرة العمل من خلال أليات ضبط صارمة وبرامج تحليل ومحاكاة فظهر ما يدعى بأنظمة إدارة الدور.

ماهو الغرض من نظام إدارة الدور ؟
• تنظيم دور المراجعين.
• تسيير الدور بشكل عادل وفقاً لأولويات يتم تحديدها وفقاً للواقع الراهن.
• تمرير العملاء المصنفين كشخصيات هامة وفق ألية عادلة.
• إدارة عمليات استقبال العملاء وفترات انتظارهم.
• تحديد الوقت الذي يجب التوقف فيه عن استقبال العملاء.
• إعطاء تقارير حول سير العمل للمساعدة باتخاذ القرارات التي من شأنها رفع وتيرة العمل وتقييم عمل الموظفين.
• معرفة أوقات الذروة لكل خدمة وكذلك أوقات الركود.
• التنبؤ بالأزمات أو الكساد من خلال تحليل التقارير.
• المساعدة بتشكيل الموظفين وأعدادهم و الخدمات التي سيقدموها من خلال برامج التقارير والمحاكاة.
• معرفة مستوى كفاءة كل موظف.
• معرفة ساعات العمل الفعلية لكل موظف.
• معرفة ساعات العمل النظرية لكل موظف.

قد يتسائل البعض بارتياب، كيف يمكن هذا من خلال مجرد نظام دور؟
نعم يمكن هذا فمثلاً لو عرفنا الزمن الذي انقضى لتنفذ خدمة معينة لعشرة زبائن مثلا وقمنا بجمع أزمنة الخدمة لكل زبون على حده وقسمنا الناتج على

مقال ذو صلة: أهمية تحليل البيانات للاطلاع عليه يرجى الضغط على الصورة

تابع- عدد الزبائن يمكننا استنتاج متوسط الزمن الذي سيقضيه عميل حضر يطلب نفس الخدمة ويوجد قبله عملاء.

كما يمكننا تقييم أداء موظف ما حين نقارن الزمن الذي يقضيه هذا الموظف بالمقارنة مع موظف ينفذ نفس الخدمة.
كما يمكننا معرفة عدد ساعات العمل الفعلي لهذا الموظف من خلال معرفة عدد الزبائن التي خدمها اثناء وجود على اعتبار وجود عدد عملاء كاف بالانتظار.

كل هذا حصلنا عليه من مجرد الحصول على رقمين فقط هما زمن تنفيذ الخدمة وعدد الزبائن فما بالك حين نعرف باقي الأرقام التي يؤمنها نظام إدارة الدور؟

فيصل العطري
مقال خاص لشركة كيو لينكر سمار سوليوشنز

 

مقالات ذات صلة:
تكاليف استخدام نظام الدور.
وحدة النقل.
توزيع وسائط الاعلان بنظام الدور.
أهمية تحليل البيانات بـكيو لينكر.


ماهو نظام الدور الالكتروني مقالات نظام الاصطفاف نظام الطابور نظام الدور تحليل بيانات
 
زوار الصفحة: 1785